多功能报告厅是学院重要的学术交流、活动场所。为加强报告厅管理,保证报告厅正常使用,更好地服务于学院的各项工作,根据学院实际,制定本制度。
1.学院教务处负责报告厅的使用审批、统筹安排和督促检查。
2.实践与现代教育技术中心具体负责报告厅音响、灯光设备的使用管理、技术维护及其财产安全等。
多功能报告厅主要满足学校学术交流、有校内外专家或校领导参加的会议、报告,教师讲课比赛、说课比赛、各类综合性学生竞赛决赛活动或者经学院领导批准的全校性活动等,学校各部门的各种会议及各类学生活动原则上不允许使用多功能报告厅。
1.学院各单位使用多功能报告厅,应提前2个工作日按要求在教务管理平台进行场地预约申请,教务处负责审核,审核通过后方可使用。凡列入学院一周重要工作安排上的会议需要使用报告厅,不需办理审批手续。
2.报告厅管理员根据审批情况,结合报告厅使用情况进行安排,并登记在案。
3.报告厅管理员按使用方要求做好活动期间的音响、灯光等设备的使用服务和管理等工作。
4.活动结束后,设备管理员应及时会同使用单位清点现场使用的设备和设施的完好情况以及卫生状况,填写使用记录,发现问题及时报告。
1.按照“谁使用,谁负责”的原则,使用学术报告厅的单位自行安排会务及相关工作。除活动正常需要的会标或横幅外,未经教务处或管理员同意,不得在报告厅内随意张贴或悬挂各种海报、横幅、标语、广告等。
2.使用单位对活动安全和活动内容负责。要认真落实各项安全措施,对参与人员进行使用须知和安全教育,切实维护好正常的活动秩序,并配合管理人员做好相关检查工作。
3.使用单位要对参与活动的人员进行教育或提示,要求爱护报告厅内公共设施,注意厅内外环境卫生。
4.各部门需提前布置会场的需在办理手续时说明,但不得占用其他正常使用时间;活动开始前30分钟报告厅开门,同时开放音响及其他设备。
5.报告厅的dvd机和电脑光驱读盘要求严格,如使用单位要使用上述相关设施,请务必使用正版且无划痕的cd、vcd、dvd光盘,尽量避免非法读盘的情况出现。
6.报告厅主席台上的麦克风灵敏度较高,发言人与麦克风之间要保持合适的距离;对于事先已调好的麦克风音量、投影效果等,请不要任意改动,以免使用中发生故障。
7.报告厅设备间设备价值较高,需专业人员在场方能开启设备,设备均已调整到最佳状态,请使用人员不得随意更改设备调试状态,以免造成设备使用故障。
8.已经审批的各类活动如与学院临时安排的重要活动冲突,则服从学院统筹安排。
9.活动结束后,使用负责人应协助报告厅管理人员将设备设施归位,填写使用记录,与报告厅管理员进行交接,报告厅管理员要认真检查,切断电源,关窗锁门,确保安全。
10.对不遵守报告厅使用管理办法的单位,管理人员有权提出批评并及时报告教务处。对于情节严重的由学院予以通报批评,取消其今后使用报告厅的资格,并对相关责任人追究相应责任。对因使用单位方面的原因导致的报告厅设施损坏,则应由使用单位按价赔偿。
11.报告厅管理员要做好对报告厅使用情况的登记工作,并督促相关人员定期检修设备,检查电源、电灯、门、窗、桌椅等,消除安全隐患,发现问题认真处理,及时汇报。